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14.09.2025

Die ePA (elektronische Patientenakte) ist da! - spätestens Oktober 2025 Pflicht für alle Praxen

Liebe Patientinnen, liebe Patienten,

die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) ist in vollem Gange.
Die gesetzlichen Krankenkassen haben für alle Versicherten, die nicht widersprochen haben, bereits eine ePA angelegt. Schritt für Schritt werden Arztpraxen, Krankenhäuser und Apotheken mit der nötigen Technik ausgestattet, um die ePA nutzen zu können. Ab Oktober 2025 ist das Befüllen der ePA für alle Praxen verpflichtend.

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass unsere Praxis nun die technischen Voraussetzungen erfüllt, um Ihre elektronische Patientenakte zu befüllen. Ab sofort werden wir für Ihre weitere Behandlung relevante medizinische Dokumente in Ihre ePA hochladen. Dazu gehören beispielsweise:
Sonographieberichte, präoperative Untersuchungen, Laborbefunde oder EKG-Befunde.
Bitte informieren Sie uns, wenn Sie nicht möchten, dass wir diese Dokumente in Ihre ePA einstellen.

Vertraulichkeit bleibt selbstverständlich gewahrt!
Inhalte aus unseren persönlichen Arzt-Patienten-Gesprächen unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und werden nicht in die elektronische Patientenakte übertragen.

Im Anschluss finden Sie einen ausführlichen Informationstext der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV), in dem die wichtigsten Punkte rund um die ePA noch einmal dargestellt sind.

Wissenswertes zur ePA (Quelle KBV)

Zugriffsrechte von Ärzten und Psychotherapeuten
Arzt- oder Psychotherapiepraxis haben im Behandlungskontext standardmäßig Zugriff auf alle Inhalte der ePA eines Versicherten. Der „Behandlungskontext“ wird durch Stecken der eGK nachgewiesen. Dazu werden im Hintergrund die Versichertenstammdaten abgerufen. Hierdurch erhält die Praxis automatisch Zugriff auf die ePA-Inhalte für einen Zeitraum von 90 Tagen. Versicherte können mithilfe ihrer ePA-App die Zugriffsdauer beliebig anpassen, auch ein dauerhafter Zugriff kann erteilt werden. Sie haben aber auch die Möglichkeit, den Zugriff einer Praxis auf die Inhalte einer ePA vielfältig zu beschränken, indem sie widersprechen, Inhalte verbergen oder löschen.

Einsichtnahme in die ePA
Die ePA soll die Anamnese, Diagnostik und Therapie ergänzen. Ärzte und Psychotherapeuten sind deshalb nicht verpflichtet, routinemäßig und anlasslos in die ePA ihrer Patientinnen und Patienten zu schauen. Aus dem Patientengespräch können sich Gründe für eine Einsicht in die ePA ergeben. Zum Beispiel, wenn eine Patientin auf einen aktuellen Befund hinweist, der in der ePA steht. Dann kommt der Arzt mit der Einsichtnahme seiner ärztlichen Sorgfaltspflicht nach.

Welche Informationen in die ePA gehören
In die ePA gehört das, was Ärzte und Psychotherapeuten heute schon an Kolleginnen und Kollegen berichten und was für diese von Interesse sein kann. Das kann zum Beispiel der Befundbericht nach einer ambulanten Operation oder einer Koloskopie sein. Es muss also nicht jede Erkrankung, jeder Patientenkontakt oder jede Untersuchung in der ePA festgehalten werden. Eingestellt werden müssen Arztbriefe, Befundberichte etc. zudem nur, wenn der Arzt oder Psychotherapeut sie in der aktuellen Behandlung erhoben hat und die Dokumente elektronisch vorliegen – und der Patient darf nicht widersprochen haben.

Arztbriefe, Befunde etc. weiterhin an Kollegen
Die ePA ändert nichts an der innerärztlichen Kommunikation. Ärztinnen und Ärzte übermitteln Befunde oder Arztbriefe wie bisher an den weiterbehandelnden Kollegen – beispielsweise mit dem Kommunikationsdienst KIM. Dies ist wichtig, denn Patientinnen und Patienten können eingestellte Befunde in ihrer ePA auch wieder löschen oder verbergen, sodass nur sie die Unterlagen sehen. Das gilt auch für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten.

Krankenkassen können ePA nicht einsehen
Die Krankenkassen haben keinen Zugriff auf Daten in der ePA. Sie können also weder auf abgelegte Befundberichte noch auf die Medikationsliste zugreifen. Sie sind allerdings verpflichtet, auf Wunsch der Versicherten Dokumente einzupflegen, zum Beispiel ältere Papierbefunde. Außerdem müssen sie Informationen zu den vom Versicherten in Anspruch genommenen Leistungen in der ePA bereitstellen, so auch die Abrechnungsdaten von Ärzten und Psychotherapeuten. Versicherte, die das nicht wollen, können dem widersprechen.

Behandlungsdokumentation versus elektronische Patientenakte
Die ePA ist nach ihrer Gesetzesdefinition eine versichertengeführte Akte in der Telematikinfrastruktur. Laut Paragraf 341 SGB V soll sie „Informationen, insbesondere zu Befunden, Diagnosen, durchgeführten und geplanten Therapiemaßnahmen sowie zu Behandlungsberichten“ enthalten. Sie soll außerdem der gezielten Unterstützung von Anamnese, Diagnostik und Therapie dienen. Was letztlich in die ePA kommt, entscheidet der Versicherte. Möchte er beispielsweise nicht, dass seine Medikamente darin gespeichert werden, kann er dem widersprechen.
Wichtig: Die elektronische Patientenakte ersetzt nicht die Behandlungsdokumentation im Praxisverwaltungssystem. Ärztinnen und Ärzte sind nach Gesetz und Berufsordnung verpflichtet, alle medizinisch relevanten Informationen für die Behandlung eines Patienten zeitnah in der Patientenakte festzuhalten – elektronisch oder auf Papier. Auch Psychologische Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind zur Dokumentation der Behandlung verpflichtet. An dieser Pflicht ändert sich mit der ePA nichts.

Widerspruchsmöglichkeiten der Versicherten
Die Nutzung der „ePA für alle" ist für Versicherte freiwillig. Wer keine haben möchte, kann jederzeit widersprechen. Außerdem ist es möglich, Zugriffe zu beschränken, Daten zu löschen oder zu verbergen. Folgende Widersprüche sind möglich:
Widerspruch gegen die Bereitstellung der ePA
Versicherte haben grundsätzlich die Möglichkeit, jederzeit der Einrichtung und Bereitstellung einer ePA durch ihre Krankenkasse zu widersprechen. Die Krankenkassen sind in diesem Fall verpflichtet, die ePA inklusive aller Daten zu löschen.
• Widerspruch: direkt bei der Krankenkasse
Widerspruch gegen den Zugriff einer Praxis auf die ePA
Versicherte können festlegen, dass eine Praxis, ein Krankenhaus oder eine Apotheke keinen Zugriff auf ihre ePA erhält. Dann kann die be-troffene Einrichtung bis zum Widerruf keine Daten in der ePA lesen oder einstellen.
• Widerspruch: per ePA-App oder bei der Ombudsstelle ihrer Krankenkasse
Widerspruch gegen die Bereitstellung der Medikationsliste
Bei einem Widerspruch gegen die Medikationsliste fließen keine Verord-nungs- und Dispensierdaten vom eRezept-Server in die ePA. In der ePA befindet sich folglich keine Medikationsliste. Alternativ können Versicher-te festlegen, dass ihre ePA eine Medikationsliste enthält, aber nur sie selbst die Daten sehen können.
• Widerspruch: per ePA-App oder bei der Ombudsstelle ihrer Krankenkasse
Widerspruch gegen das Einstellen von Dokumenten in einer Behandlungssituation
Versicherte können der Übertragung von einzelnen Informationen widersprechen. Die Daten werden dann nicht in der ePA gespeichert. Die Praxis dokumentiert den Widerspruch.
• Widerspruch: in der Praxis
Widerspruch gegen das Einstellen von Abrechnungsdaten
Die Kassen stellen bei einem Widerspruch keine Abrechnungsdaten ein.
• Widerspruch: direkt bei der Krankenkasse
Widerspruch gegen die Nutzung der ePA-Daten zu Forschungszwecken
Die Nutzung der ePA-Daten zu Forschungszwecken (geplant ab März 2026) ist dann nicht mehr zulässig.

Lesen, Verbergen und Löschen - Weitere Funktionen der ePA-App
Verbergen von Dokumenten
Wenn Versicherte nicht möchten, dass Ärzte, Psychotherapeuten oder Apotheker bestimmte Dokumente einsehen können, dann können sie diese Dokumente vollständig verbergen (und wieder sichtbar machen). Dann können ausschließlich sie selbst diese Dokumente einsehen. Für Praxen ist nicht erkennbar, ob bestimmte Daten in der ePA verborgen sind. Dies ist aus Datenschutzgründen so geregelt.

Anpassung der Dauer der Zugriffsbefugnis
Versicherte können die Zugriffsdauer einzelner Einrichtungen selbst steuern und beispielsweise festlegen, dass eine Praxis statt 90 Tagen nur einen Tag oder unbegrenzt Zugriff hat.

Löschen von Dokumenten
Versicherte haben auch das Recht, die in die ePA eingestellten Dokumente zu löschen. In diesem Fall werden die Dokumente unwiderruflich aus der ePA gelöscht. Praxen sind nicht verpflichtet, gelöschte Dokumente erneut einzustellen.

Lesen und Einstellen von Dokumenten
Versicherte können selbst Dokumente einstellen, zum Bespiel Daten aus ihrem Tagebuch zur Blutdruckmessung oder Vitalparameter aus Gesundheits- oder Fitness-Apps. Sie können auch Befunde abfotografieren und in ihre ePA hochladen. Mit der ePA-App haben sie zudem die Möglichkeit, ihre in der Akte gespeicherten Daten einzusehen.

Aufklärungs- und Dokumentationspflichten
Vertragsärzte und -psychotherapeuten sind verpflichtet, die Patientinnen und Patienten beim Besuch in der Praxis darüber zu informieren, welche Daten sie gegebenenfalls in der ePA speichern. Aufgabe der Praxis ist es auch, die Patientinnen und Patienten darauf hinzuweisen, dass sie einen Anspruch auf die Befüllung der Akte mit weiteren Daten haben. Wird dies gewünscht, muss die Praxis die Einwilligung des Patienten in der Behandlungsdokumentation erfassen.

Besondere Informationspflichten bei hochsensiblen Daten
Für hochsensible Daten insbesondere zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gelten besondere Informationspflichten:
• Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen.
• Patienten können im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden.
• Ein möglicher Widerspruch ist nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation zu protokollieren.
Für Ergebnisse von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes gilt:
• Diese dürfen in der ePA nur gespeichert werden, wenn der Patient explizit eingewilligt hat.
• Die Einwilligung muss ausdrücklich und schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen.

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